Beispiel eines monatlichen Dashboards für KMU und Startups: die vollständige Vorlage

Wenn mich ein Inhaber nach einem Beispiel für ein monatliches Dashboard fragt, will er nicht noch eine Liste von Kennzahlen. Er will die fertige Seite sehen: welche Abschnitte, in welcher Reihenfolge, mit welchen Zahlen darin, und wie man sie an einem Montagmorgen zwischen zwei Sitzungen liest. Genau das leistet dieser Artikel. Ich baue das Dashboard eines fiktiven Unternehmens Zeile für Zeile auf, dann lesen wir es gemeinsam. Das Format trägt bei der grossen Mehrheit der KMU und Startups, die ich begleite, unabhängig von der Branche.

Das Format vor dem Inhalt: eine Seite, fünf Abschnitte, vier Spalten

Die erste Entscheidung hat nichts mit der Auswahl der Kennzahlen zu tun. Sie betrifft das Format. Ein monatliches Dashboard passt auf eine einzige Seite. Ohne Ausnahme. Läuft es über, haben Sie einen Bericht, und niemand liest jeden Monat einen Bericht; ich habe sorgfältig gebaute Exemplare in Ordnern enden sehen, die nach März niemand mehr öffnete. Die Seite gliedert sich in fünf Abschnitte, immer in derselben Reihenfolge, denn die Reihenfolge trägt die Leselogik: zuerst das Überleben, dann die Aktivität, dann die Rentabilität, dann die Erklärung, zuletzt die Entscheidung.

• Abschnitt 1, Liquidität: der Bankbestand, seine Veränderung im Monat und der prognostizierte Tiefpunkt der nächsten drei Monate. Höchstens vier Zeilen.
• Abschnitt 2, Aktivität: der fakturierte Umsatz des Monats, der kumulierte Wert seit Januar und der unterschriebene Auftragsbestand. Drei Zeilen.
• Abschnitt 3, Rentabilität: die Bruttomarge, die Personalkosten in Prozent des Umsatzes und das kumulierte EBITDA. Drei bis vier Zeilen.
• Abschnitt 4, Kunden und Umlaufvermögen: die Forderungen, der DSO und die wesentlichen Zahlungsrückstände. Drei Zeilen.
• Abschnitt 5, Alarme und Entscheidungen: drei ausformulierte Sätze, keine Zahlen. Was beunruhigt, was entschieden ist, was zu beobachten bleibt.

Jede Zahlenzeile liest sich über vier Spalten: der abgeschlossene Monat, das Budget desselben Monats, der Vormonat und derselbe Monat des Vorjahres. Diese vier Spalten beantworten die einzigen zwei Fragen, die zählen: Liegen wir im Plan, und stimmt der Trend? Eine fünfte Spalte, die Abweichung zum Budget in Euro, hilft eiligen Lesern.

Das Rechenbeispiel: eine Beratungsfirma mit 2,4 Mio. €

Nehmen wir ein fiktives Unternehmen: eine technische Beratungsfirma mit zwanzig Personen, 2,4 Mio. € Jahresumsatz, also rund 200 000 € pro Monat, geführt von ihrer Gründerin. Es ist Anfang Juni, sie liest das Dashboard für Mai. Das zeigt die Seite, Abschnitt für Abschnitt, in runden Zahlen.

• Liquidität: Bestand Ende Mai 180 000 €, gegenüber 210 000 € Ende April, eine Veränderung von –30 000 €. Zahlungseingänge 190 000 €, Zahlungsausgänge 220 000 €. Prognostizierter Tiefpunkt: 130 000 € im Juli, wegen der Ferienzeit und einer Steuerfälligkeit.
• Aktivität: fakturierter Umsatz im Mai 210 000 €, gegenüber einem Budget von 200 000 € und 180 000 € im Mai des Vorjahres. Kumuliert per Ende Mai: 1 050 000 € gegenüber 1 000 000 € im Budget. Unterschriebener Auftragsbestand: 480 000 €, etwas mehr als zwei Monate Aktivität.
• Rentabilität: Bruttomarge des Monats 58 %, bei einem Ziel von 60 %. Personalkosten 105 000 €, also 50 % des Umsatzes, im Plan. Kumuliertes EBITDA per Ende Mai: 95 000 € gegenüber 120 000 € im Budget.
• Kunden und Umlaufvermögen: Forderungen 470 000 €, ein DSO von 68 Tagen bei einer Alarmschwelle von 60. Davon 90 000 € seit mehr als 60 Tagen überfällig, konzentriert auf zwei Kunden. Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten: 130 000 €.

Abschnitt 5 besteht aus drei ausformulierten Sätzen: «Die Liquidität sinkt, während die Fakturierung steigt; das Thema ist der Zahlungseingang, nicht der Verkauf. Entscheidung: Die Gründerin ruft diese Woche die zwei überfälligen Kunden an, Ziel 60 000 € Eingang bis Ende Juni. Zu beobachten: Fällt der Tiefpunkt im Juli unter 120 000 €, verschiebt sich die für September geplante Einstellung um ein Quartal.»

Der Abschnitt mit den Entscheidungen ist der einzige, der alles Übrige rechtfertigt. Ein Dashboard, das nicht mit einem Satz zur Handlung endet, ist ein Wetterbericht: interessant, aber nutzlos.

Die Lektüre in fünf Minuten

Derselbe Lesepfad, jeden Monat, in derselben Reihenfolge. Minute 1: der Liquiditätsbestand und der Tiefpunkt der nächsten drei Monate. Ist der Tiefpunkt komfortabel, liest sich alles Übrige in Ruhe; wenn nicht, zählt nichts anderes. Minute 2: der Umsatz des Monats und der kumulierte Wert gegen Budget. Hier liegt die Aktivität 50 000 € über dem Budget, der Vertrieb läuft. Minute 3: die Marge und das kumulierte EBITDA. Die Lücke von 25 000 € stammt aus zwei verlorenen Punkten Bruttomarge, vermutlich zu knapp verkaufte Projekte. Minute 4: der Kundenabschnitt, der das Paradox erklärt: Das Unternehmen fakturiert mehr, aber es geht weniger Geld ein, weil 90 000 € bei zwei Kunden liegen. Minute 5: die drei Entscheidungssätze, die man bestätigt oder korrigiert.

Drei Fragen strukturieren diese Lektüre: das Überleben (die Liquidität reicht bis ins nächste Quartal), die Richtung (die kumulierten Zahlen folgen dem Budget) und die Veränderung (was sich seit dem Vormonat bewegt hat und warum). In unserem Beispiel passt die Antwort in eine Zeile: Die Aktivität läuft gut, die Marge bröckelt leicht, und das eigentliche Thema des Monats ist der Zahlungseingang. Der Inhaber, der diese Zeile in fünf Minuten im Kopf hat, steuert besser als der, der zwei Stunden im Hauptbuch verbringt. Ich sehe das jeden Monat bei unseren Kunden.

Was draussen bleiben muss

Ein gutes Dashboard erkennt man ebenso an dem, was es verweigert, wie an dem, was es zeigt. Die Versuchung, Zeilen hinzuzufügen, hört nie auf, und jede einzelne klingt für sich genommen vernünftig. Alles Folgende hat seinen Platz, in einem Anhang oder in der Buchhaltungssoftware. Nicht auf der monatlichen Seite.

• Die detaillierte Erfolgsrechnung: vierzig Kostenzeilen helfen nicht beim Entscheiden. Weicht das EBITDA ab, öffnet man das Detail in diesem Moment, nicht vorher.
• Kennzahlen ohne Alarmschwelle: Eine Zahl, die nie etwas auslöst, ist Dekoration. Jede Zeile der Seite braucht einen bekannten Schwellenwert, der eine Handlung provoziert.
• Bilanzkennzahlen, die sich von Monat zu Monat kaum bewegen: Kapitalumschlag oder Bilanzstruktur prüft man einmal im Jahr, nicht zwölfmal.
• Dekorative Grafiken: Eine Kurve ohne Schwelle und ohne Budget belegt Platz, ohne eine Entscheidung zu tragen. Vier Zahlenspalten sagen mehr als ein Kuchendiagramm.
• Eitelkeitskennzahlen: Die Zahl der versandten Offerten oder der Besuche auf der Website schmeichelt, aber nur der unterschriebene Auftragsbestand bindet künftige Liquidität.

So richten Sie Ihr eigenes ein

Die Mechanik ist einfach: ein fester Termin (der 5. des Monats ist ein guter Standard, sobald Bank und Fakturierung abgestimmt sind), eine einzige verantwortliche Person für die Aktualisierung und dreissig Minuten Lektüre mit der Geschäftsleitung. Der erste Monat wird holprig. Einige Zahlen werden fehlen, einige Schwellenwerte falsch kalibriert sein. Das ist normal; ein Dashboard wird über drei Monate eingestellt, wie ein Instrument. Nach meiner Erfahrung entscheidet sich alles im zweiten Monat: Entweder Sie halten den Termin am 5., oder Sie lassen ihn schleifen. Entscheidend ist, mit einer Seite zu beginnen, die dem obigen Beispiel gleicht, und danach jede Zeile zu streichen, die in einem Quartal keine einzige Entscheidung ausgelöst hat. Nach drei Monaten stellen die meisten KMU und Startups fest, dass ihre Steuerung auf fünfzehn Zeilen passt und dass aus zwei Stunden monatlichem Reporting fünf Minuten Lektüre und ein echtes Führungsgespräch geworden sind.

Häufige Fragen

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